Home / Vraag en antwoord / Planmatig onderhoud (PO) / Voorbereiding van Planmatig Onderhoud
Bij grote onderhoudsprojecten komt erg veel kijken. Zowel technisch als financieel. Voor u het weet is er een misverstand over wat er exact uitgevoerd moet gaan worden, met welke kwaliteit en wat dat uiteindelijk kost.
U wilt er zeker van zijn dat offertes compleet zijn en goed vergelijkbaar. U wilt er ook zeker van zijn dat belangrijke details voor de uitvoering, de oplevering en de garanties zijn geborgd in het voorbereidingstraject. En voor VvE’s heel belangrijk, onverwachte kosten moeten waar mogelijk worden vermeden want daarvoor is geen budget gereserveerd.
Kortom, het is veel werk waarvoor vakkennis nodig is en die een grote verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Reden voor de meeste VvE-besturen om de voorbereiding aan ons uit te besteden.
De projectleiders en opzichters van VBA zijn bouwkundig geschoold en hebben ruime ervaring met het begeleiden van planmatig onderhoud. Daar waar zeer specialistische kennis nodig is, schakelen we onze samenwerkende kennispartners in.
Onderstaande vragen beantwoorden wat er allemaal tijdens het Voorbereidingstraject aan de orde kan komen.
In overleg met het VvE-bestuur worden de geplande werkzaamheden in detail beoordeeld en vergeleken met de praktijk. Er wordt ook besproken wanneer de werkzaamheden het beste uitgevoerd kunnen worden, wat dat voor de bewoners betekent en welke partijen benaderd worden om offerte uit te brengen.
Afhankelijk van de complexiteit van het project worden er bezoeken gepland voor de projectleider en/of projectopzichter, de technisch adviseurs, de aannemers en een enkele keer door een bouwinspecteur van de gemeente.
Indien van toepassing vraagt de projectleider Bouwtechnisch en Installatietechnisch advies aan.
Bouwtechnisch advies
Denk hierbij aan een verftechnisch- of een dakadvies. Inhoudsdeskundigen kijken met een specialistische blik naar de ondergrond en de staat ervan, eerder gebruikte materialen, de beste vervangingsopties en signaleren specifieke aandachtspunten.
Installatietechnisch advies
Voor complexe installaties (zoals collectieve warmte installaties, liften, rookgasafvoersystemen) schakelen we zeer specialistische installatietechnisch adviseurs in. Ze adviseren in mogelijke (vervanging)opties, stellen waar nodig bestek en/of installatietekeningen op en specificeren/controleren garanties en gebruikershandleidingen.
Ook zijn er vaak consequenties voor het privédeel (water, gas, licht, transport) die om een gedetailleerde planning en zeer intensieve bewonerscommunicatie vragen.
De adviseurs stellen een rapport op conform de in de branche geldende kwaliteitseisen. Veelal zijn deze partijen verplicht gecertificeerd en goed op de hoogte van specifieke wet- en regelgeving op hun vakgebied. Het niet opvolgen van een advies kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor garanties.
Voor een complex project vat de projectleider in de werkomschrijving samen wat er in het MJOP staat, wat de specifieke wensen van de VvE daarin zijn en welke aandachtspunten er vanuit het Technisch Advies zijn meegegeven. Een werkomschrijving verduidelijkt de offerteaanvraag.
Op basis van de werkomschrijving en alle andere beschikbare informatie, stelt de projectleider de offerteaanvraag op. Deze wordt tezamen met specifieke inkoop- en projectvoorwaarden, verstuurt naar de vooraf geselecteerde leveranciers.
Er worden maximaal drie offertes aangevraagd, voor een klein project twee.
Bij installatietechnische projecten en/of heel specialistisch werk, kan het voorkomen dat er één partij wordt benaderd omdat het aantal leveranciers beperkt is en het ook samenhangt met het type installatie.
De projectvoorbereiding is zorgvuldig gedaan, in overleg met het VvE-bestuur en waar nodig Technisch Adviseurs. De voorbereiding omvat eenmalig de aanvraag van offertes.
Het opvragen van nieuwe offertes is meerwerk en brengt extra kosten met zich mee.
Voor bouwkundig planmatig onderhoud werkt VBA samen met vijf vaste comakers. Voor meer informatie over onze comakers klikt u hier.
Installatietechnisch werk is veel specialistischer. Het aantal leveranciers is beperkt en de leverancierskeuze hangt ook regelmatig samen met het type installatie en/of de complexiteit van het project.
Zelf een leverancier kiezen is mogelijk. Een leverancier aandragen kan alleen voorafgaand aan de offerteaanvraag en er zijn voorwaarden aan verbonden. Meer informatie over de voorwaarden vindt u hier.
De leveranciersselectie vindt altijd met uw instemming plaats.
De projectleider en/of projectopzichter ontvangt de uitgenodigde leveranciers op locatie waar ze gelegenheid hebben het aangevraagde werk te beoordelen en aanvullende vragen te stellen.
Indien gewenst is een vertegenwoordiger van de VvE hierbij aanwezig.
De vragen worden naderhand in een zogeheten ‘Nota van inlichtingen’ opgenomen en voorzien van antwoorden aan de leveranciers aangeboden.
Op de bij de aanvraag aangegeven uiterste indieningsdatum, leveren de aannemers hun offertes in. Deze zijn voorzien van een zogeheten ‘open begroting’ waarin is gespecificeerd welke werkzaamheden zijn opgenomen, met welke hoeveelheden en voor welke prijs.
De begrotingen worden door de projectleider zorgvuldig vergeleken en opgenomen in een zogeheten ‘offertespiegel’. Binnen de offertespiegel worden vergelijkbare projectonderdelen naast elkaar gelegd. Hiermee wordt vermeden dat door de grote hoeveelheid getallen, het lastig is om de beste aanbieding te kiezen. Ook wordt er gekeken hoe de aannemers met stelposten zoals houtrot zijn omgegaan en/of met geboden oplossingen voor specifieke vraagstukken.
Uiteindelijk moet de VvE ‘appels met appels’ kunnen vergelijken.
Als de offertevergelijking is afgerond wordt het gunningsadvies opgesteld. Het gunningsadvies omvat een totaaloverzicht van alle aspecten die in de voorbereiding aan de orde zijn gekomen:
- De uit te voeren werkzaamheden met de specifieke aandachtspunten;
- De hoofdlijnen van het technisch advies (indien van toepassing);
- Eventuele risico’s;
- De resultaten van de offertevergelijking;
- Het projectbudget in verhouding tot de uitgebrachte offertes;
- Beschikbare capaciteit van de aannemers en de haalbaarheid van de beoogde planning;
- Bijzonderheden in relatie tot bewonerscommunicatie;
- Specifieke bouwplaatsbenodigdheden.
Op basis van het totaal, adviseert de projectleider met welke aannemer het project het beste uitgevoerd kan worden.
Op basis van het gunningsadvies besluit de VvE of het project in uitvoering mag worden gegeven.
Na het uitbrengen van het gunningsadvies, brengt VBA de kosten voor de Voorbereiding in rekening. In de praktijk is dat de helft van de overeengekomen Voorbereidings- en Toezicht kosten. Meer informatie vindt u hier.
Gedurende het traject ontvangt u van uw projectleider (status)berichten waarin ook regelmatig wordt verwezen naar uw digitaal projectdossier in de VvE-beheersoftware.
Bijvoorbeeld als er projectstukken voor u klaarstaan. Inloggen in het projectdossier is eenvoudig via MijnVBA met uw gebruikersnaam en wachtwoord.