Home / Vraag en antwoord / Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en reservefonds / Basiskwaliteit MJOP via VBA

VBA hanteert voor het opstellen van nieuwe MJOP’s productspecificaties die voor een basiskwaliteit zorgen. We laten een conditiemeting volgens de NEN2767 methode laten uitvoeren, gebruiken een bouwkostendatabase en we volgen de NL/Sfb classificatiecodes. De MJOP’s worden opgesteld in het vastgoedbeheerpakket O-prognose.

We stellen deze eisen aan de voor uw VvE ingeschakelde inspectiebureaus om meer inzicht in – en grip op – uw onderhoudsprocessen te krijgen. Zo kunnen we:

  • het MJOP en de onderhoudsprogrammering beter onderbouwen;
  • benodigde onderhoudsbudgetten (reservefondsen) berekenen;
  • opstellen van een onderhoudsjaarplan;
  • de communicatie over het onderhoud met onderhoudspartijen vergemakkelijken.

Een MJOP gaat over de toekomst. Het is een zo goed mogelijke inschatting van het onderhoud en de daarmee gemoeide kosten. Hoe goed de inschatting ook is, het start bij de kwaliteit van de basisinrichting. Hoe zorgvuldiger de inventarisatie van bouwdelen en installaties is gedaan, hoe minder een MJOP afwijkt van de werkelijkheid.

  • Productspecificaties opgesteld met vakspecialisten.
  • Professioneel MJOP volledig geïntegreerd in uw VvE-administratie.
  • Uw laatst vastgestelde MJOP altijd inzichtelijk op MijnVBA, uw VvE-portaal.
  • Gemakkelijk en met minder foutkans opstellen van uw Spaarplan.
  • (Eventueel) doorrekenen van meerdere spaarscenario’s.
  • Liquiditeitsbegroting waarin het verloop van het reservefonds goed zichtbaar is.
  • Complete set vergaderstukken in en uit Twinq, uw beheersoftware.
  • Uitgaven ten laste van uw onderhoudsbudget transparant in uw jaarrekening, in het jaar dat het besluit is genomen.

Met een conditiemeting wordt objectief de fysieke kwaliteit van bouwdelen gemeten door de gebreken aan bouwdelen te kwalificeren en kwantificeren.
De conditiewaarden met bijbehorende gebreken leiden vervolgens tot de planning van onderhoudsmaatregelen en het MJOP.

De NEN2767 is de norm voor de uitvoering. Het is belangrijk dat de conditiemeting zorgvuldig, objectief en uniform wordt uitgevoerd door een daarvoor opgeleid bouwkundig inspecteur.

Voor eenzelfde gebouw werden voorheen soms zeer uiteenlopend onderhoud aanbevolen. De NEN zorgt voor persoonsonafhankelijke opname- en registratie.

NL/SfB is een classificatie van bouwdelen en installaties, ‘elementen’ genoemd. Het is een standaard voor de bouw- en installatiebranche en wordt veel gebruikt bij het ontwerpen, realiseren en beheren van gebouwen. Met gebruik van de NL/Sfb codering wordt niet snel iets vergeten, alle onderdelen van het gebouw komen aan de orde.

O-prognose is een professioneel vastgoedbeheerpakket, specifiek bedoeld voor het maken van MJOP’s. Voor meer informatie verwijzen we u naar deze website.

Het O-prognose MJOP wordt geëxporteerd en de basisregels worden vervolgens geïmporteerd in de VvE-beheersoftware met alle relevante informatie. Met deze basis kunnen we onder meer een goed spaarplan opstellen.

Klik hier voor meer informatie over het spaarplan.

Een bouwkostendatabase is een digitaal prijzenboek waarin genormeerde prijzen van bouwkosten (lonen en materialen) zijn opgenomen. Hiermee worden de verwachte onderhoudskosten berekend.

Genormeerde bouwkosten zijn gemiddelden over een bepaalde periode. Op basis van de historie en de verwachte prijsstijgingen en/of dalingen, worden jaarlijks de bouwkosten in deze trant aangepast.

De markt voor bouw- en onderhoudsbedrijven is roerig. Een groeiend tekort aan (goede) bouw- en onderhoudsbedrijven en bouwmaterialen zorgt (met name in de Randstad) voor sterk stijgende prijzen.

Jaarlijks overleggen we met onze vaste inspectiebureaus of er extra aanpassingen nodig zijn in de kostendatabase.

Een MJOP gaat over verwachte en genormeerde onderhoudskosten. Een MJOP vervangt geen offerte en niemand weet wat de toekomst brengt. Oorzaken van mogelijke afwijkingen:

  • Verouderd MJOP: een MJOP dat lang niet op locatie is vergeleken, sluit niet aan. Of als de bouwkosten jarenlang niet zijn geactualiseerd.
  • Onzichtbare gebreken: een MJOP wordt gemaakt met een visuele inspectie, er wordt niets opengebroken. Leidingkoven blijven dicht. Niet alle dakpannen worden gelicht. Houtrot is beperkt zichtbaar. Het kan altijd voorkomen dat er meer onderhoud nodig is.
  • Installaties: aan een installatie kun je niet zien hoe lang deze meegaat. Ze worden opgenomen met een gemiddelde levensduur. Net als de wasmachine thuis, kan de installatie er onverwachts mee stoppen.
  • Externe factoren: zwaar bouwverkeer, lange periodes van hitte/kou zijn van invloed op het gebouw. Of natuurrampen of oorlog zorgen voor duurdere materialen.
  • Gewijzigde wet- en regelgeving: een aanpassing in Arbowetgeving, milieueisen (soms op korte termijn ingevoerd) waardoor materiaal of uurloon fors kunnen stijgen.
  • Productontwikkeling: verbeterde kwaliteit van verf zorgt ervoor dat een schilderbeurt soms kan worden uitgesteld. Ook worden er steeds vaker onderhoudsarme materialen gebruikt.

Er zijn manieren om op onderdelen meer zekerheid te krijgen. We lichten ze onderstaand kort toe.

  • Regelmatig herinspecteren: minimaal eenmaal per vijf jaar een herinspectie laten uitvoeren zorgt ervoor dat de praktijk en de theorie niet te veel van elkaar gaan afwijken.
  • Aanvullende inspectie en/of vervolgonderzoek: maak wat onzichtbaar is zichtbaar, daar waar onzekerheden bestaan. Klik hier voor de verschillende mogelijkheden.
  • Potje onvoorzien: een open deur maar we benoemen hem toch. We raden elke VvE een extra spaarpotje voor onvoorziene uitgaven aan. Beter nu maandelijks wat extra sparen dan onverwachts een fors bedrag moeten bijbetalen.

Bestanden vanuit de vastgoedbeheersoftware O-prognose kunnen we in onze VvE-beheersoftware importeren. Daarmee kunnen we:

– een spaarplan opstellen;
– het onderhoudsjaarplan uitdraaien;
– spaarbedragen, rente en onderhoudskosten jaarlijks indexeren.

Een MJOP in een ander bestandsformaat kunnen we voor u laten overzetten, als de basiskwaliteit voldoende is.

Dat kan. Houd er rekening mee dat wij bepaalde zaken dan niet voor u kunnen verzorgen:

  • Importeren van het MJOP in de VvE-beheersoftware;
  • Een spaarplan opstellen;
  • Iets toevoegen aan uw MJOP of een kleine wijziging doorvoeren;
  • Een jaarplan onderhoud uitdraaien per reservefonds;
  • Rapportages samenstellen.

U geeft jaarlijks zelf aan welk bedrag u in de begroting wenst ten behoeve van de/het reservefonds(en) en u levert (eventueel) te publiceren stukken voor de ledenvergadering.

Aan een aantal kenmerken zien onze inspecteurs of uw MJOP professioneel is opgesteld. Bijvoorbeeld, hoe gedetailleerd zijn de bouwdelen opgenomen? Of welke prijzen zijn er gehanteerd. Ook zegt de leeftijd en de oorsprong van het document iets over de kwaliteit.

Op basis van deze informatie kunnen onze inspecteurs u verder adviseren. Bij ernstige tekortkomingen kan er een nieuw MJOP worden opgesteld of er kan een steekproef worden uitgevoerd op specifieke bouwdelen.