Home / Vraag en antwoord / Planmatig onderhoud (PO) / Planmatig Onderhoud en projectbudget
VvE’s zijn verplicht om geld te reserveren (sparen) voor de uitvoering van planmatig onderhoud (PO). Jaarlijks wordt daarvoor een bedrag opgenomen in de VvE-begroting. Dat geld wordt gereserveerd totdat er PO uitgevoerd moet worden. Bij grote VvE’s kan de spaarpot oplopen tot miljoenen euro’s.
De meeste VvE’s gaan voor het jaarlijks te reserveren bedrag uit van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Is er geen MJOP? Dan is de VvE verplicht om minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het VvE-gebouw reserveren.
De meeste VvE’s beschikken over een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Hierin zijn de onderhoudsactiviteiten opgenomen met historisch gemiddelde bedragen van materiaal en arbeidsloon. Bij het totaalbedrag wordt het geldende Btw-tarief en de kosten voor projectbegeleiding opgeteld. Dat levert een indicatief projectbudget op in het beoogde jaar van uitvoering.
Op basis van het MJOP stelt VBA jaarlijks een spaaradvies op voor uw VvE waarbinnen rekening wordt gehouden met toekomstige prijsstijgingen (inflatie).
Als de basiskwaliteit van het MJOP in orde is, u het MJOP minimaal eenmaal per 3-5 jaar wordt laat herinspecteren en ons spaaradvies opvolgt, dan wordt er een reële reservering voor het onderhoud getroffen.
Meer informatie over de basiskwaliteit van een MJOP en een herinspectie vindt u hier.
Een MJOP is opgesteld met zogeheten ‘genormeerde’ onderhoudskosten. Dat betekent dat de gemiddelde loon- en materiaalkosten uit de markt over een bepaalde periode zijn opgenomen.
Een verouderd of incompleet MJOP en/of onverwachte stijgingen van loon- en/of materiaalkosten zorgen voor verschillen. Het budget in een MJOP is een goede richtlijn maar kan nooit de offerte van een leverancier vervangen met daarin de actuele prijzen.
Het MJOP en de offerte van de aannemer zijn opgesteld op basis van visuele inspecties. Wat niet zichtbaar is, denk aan houtrot verstopt onder een verflaag of onder een laag dakbedekking, kan tijdens de uitvoering voor meerkosten zorgen. Het werk moet wel door kunnen gaan, dus wordt er wat extra budget gereserveerd.
In basis is er gespaard voor de instandhoudingswerkzaamheden die in het MJOP staan. Alleen als er vooraf, in de ledenvergadering, een besluit is genomen over het extra werk en er is budget voor beschikbaar, kan dat.
Extra werkzaamheden tijdens de projectvoorbereiding en/of uitvoering in opdracht geven, kan slechts in uitzonderlijke gevallen. Denk hierbij aan een reparatie ter voorkoming van ernstige (gevolg)schade of het vervangen van een kleinigheid zoals een schoorsteenkapje, als er toch op het dak gewerkt wordt.
In basis is er gespaard voor de instandhoudingswerkzaamheden die in het MJOP staan. Alleen als er vooraf, in de ledenvergadering, een besluit is genomen over de verduurzamingsmaatregelen en er is budget voor beschikbaar, kan dat.
Verduurzamingsmaatregelen tijdens de projectvoorbereiding en/of uitvoering mee laten nemen, kan helaas niet. Het is raadzaam om ruim vooraf te bedenken of er bepaalde verduurzamings- maatregelen moeten worden meegenomen.
Meer informatie over een goede voorbereiding van verduurzamingsingrepen vindt u hier.
Als het budget op basis van de offertevergelijking niet toereikend is, wordt het onderhoudsproject opnieuw voorgelegd in de eerstvolgende ledenvergadering. Afhankelijk van de urgentie en de beschikbare financiële middelen, besluit de VvE tot uitvoeren met een extra eenmalige bijdrage of voor uitstellen en doorsparen.
Is het budget tijdens uitvoering ontoereikend, omdat stelposten en/of het budget door onvoorziene meerkosten onvoldoende blijkt, moet er snel actie worden ondernomen. Projectvertraging zorgt namelijk ook voor extra kosten, denk aan steigerhuur.
Afhankelijk van de orde van grote van het tekort en/of het bestuursmandaat, wordt er direct een extra ledenvergadering uitgeschreven waarin om extra budget wordt gevraagd. Ondertussen zal de aannemer waar mogelijk doorgaan met het deel van de werkzaamheden waarin het budget voorziet.
De ledenvergadering besluit over het overgebleven projectbudget. Veelal wordt besloten om het budget weer toe te voegen aan het/de reservefonds(en).