Home / Vraag en antwoord / Planmatig onderhoud (PO) / Toezicht op Planmatig Onderhoud
Bij grote onderhoudsprojecten komt erg veel kijken. Zowel technisch als financieel. Tijdens de uitvoering moet bewaakt worden dat het afgesproken werk daadwerkelijk tegen de beloofde kwaliteit geleverd wordt. Om dat te kunnen beoordelen is bouwkundige kennis en ervaring nodig.
Tijdens het project wordt er veel gecommuniceerd met alle betrokken partijen waarvan verslag wordt gemaakt. Over belangrijke punten mogen achteraf geen misverstanden of financiële verrassingen ontstaan (denk hierbij aan meerwerk of extra herstelwerkzaamheden).
Pas als de werkzaamheden volgens afspraak gereed zijn wordt de (termijn)factuur betaalt.
Het brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Reden voor de meeste VvE-besturen om het Toezicht op de uitvoering aan ons uit te besteden.
De projectleiders en opzichters van VBA zijn bouwkundig geschoold en hebben ruime ervaring met het begeleiden van planmatig onderhoud. Daar waar zeer specialistische kennis nodig is, schakelen we onze samenwerkende kennispartners in.
Onderstaande vragen beantwoorden wat er allemaal tijdens het Toezicht aan de orde kan komen.
Als het gunningsadvies akkoord is bevonden verstrekt onze projectleider opdracht namens de VvE, voorzien van eventuele aanvullende afspraken en/of gekozen opties. De projectleider wijst nogmaals op de inkoop- en opdrachtvoorwaarden, controleert de opdrachtbevestiging en stemt de planning definitief af.
Per project wordt vastgesteld hoeveel bouwvergaderingen er op welke momenten benodigd zijn en wie daarbij aanwezig zijn. Dat hangt samen met de complexiteit en de doorlooptijd van het project. Op basis daarvan worden er inspectiebezoeken gepland voor de projectleider en/of de projectopzichter en (eventueel) de Technisch Adviseur.
Vooraf stemt de projectleider af met de leverancier, het VvE-bestuur en eventuele grooteigenaars af wanneer en waarover eigenaar-bewoners geïnformeerd moeten worden.
In de meeste gevallen:
- Stuurt de projectleider van VBA twee weken voorafgaand aan de start van het werk een vooraankondiging met daarin een korte opsomming van het werk, de gevolgen voor bewoners en een indicatie van de aanvang en doorlooptijd van het project.
- Stuurt de aannemer een week voor aanvang een bewonersbrief of kaartjes met de definitieve start van het werk, (eventuele) verzoeken tot benodigde medewerking en een specifiekere planning.
- (Indien nodig) communiceert de aannemer tijdens uitvoering van het werk met afspraakkaartjes en herinneringskaartjes voor het maken van persoonlijke afspraken.
Melding van niet meewerkende bewoners gaan naar de projectleider waarop in overleg met het VvE-bestuur en uw Accountmanager actie wordt ondernomen.
Ongeveer een week voor aanvang van het project vindt de startwerkbespreking plaats, hierbij zijn (bij voorkeur) het bestuur, de aannemer (eventueel met onderaannemers), de projectleider (of projectopzichter) aanwezig. Deze bespreking wordt afhankelijk van het werk, gehouden op het kantoor van VBA of ter plaatse.
Gedurende het project organiseert de projectleider periodiek bouwvergaderingen om de voortgang te bespreken. Hierbij zijn het bestuur, de aannemer (eventueel met onderaannemers), de projectleider en/of de projectopzichter aanwezig.
Deze bespreking wordt meestal op locatie gehouden. De projectleider (of projectopzichter) zorgt voor de agenda, de notulen, de actielijst en de besluitenlijst.
Een project wordt zowel aangekondigd als onaangekondigd bezocht om te beoordelen of de werkzaamheden worden uitgevoerd conform opdracht. Als er sprake is van een technisch advies, zijn de uitvoerende aannemer en de technisch adviseur primair verantwoordelijk voor de kwalitatieve uitvoering.
Afhankelijk van het soort werk, de complexiteit en de omvang van het werk bezoekt de projectleider en/of projectopzichter het project eenmaal per een á twee weken. In de startbijeenkomst maken we nadere afspraken.
U mag er in elk geval op rekenen dat wij letten op:
– ‘Schoon, heel en veilig’ op de bouwplaats
– Herkenbaarheid en gedrag van medewerkers van de leverancier
– Steekproefsgewijze controle van de uitvoeringskwaliteit
– Gebruik van de afgesproken materialen/kleuren
– Controle op de taakuitvoering van de Technisch Adviseur
– Extra bewonerscommunicatie nodig in relatie tot de voortgang van de werkzaamheden
– Controle van de voortgang van het werk in relatie tot de termijnfacturen
– Afstemming van (deel) opleveringen
Aangekondigde bezoeken zijn in gezelschap van de projectleiding van de aannemer, de Technisch Adviseur en (eventueel) een vertegenwoordiging van het VvE bestuur. Hiervan volgen verslagen die met de betrokken partijen worden gedeeld.
U kunt bij elk overleg of projectbezoek aanwezig zijn. Houdt u rekening met het volgende:
- Afspraken vinden plaats gedurende standaard werktijden van de leverancier;
- Het plannen van afspraken mag niet voor vertraging in de uitvoering zorgen.
Dit is om de VvE te behoeden voor extra projectkosten en/of uitloop van de werkzaamheden.
Tijdens de uitvoering van een project ontstaan er bewonersvragen en komen er onvermijdelijk klachten binnen. De projectleider meldt deze bij de aannemer en ziet erop toe dat vragen worden beantwoord en klachten (voor zover terecht) worden opgelost.
Bij grotere VvE’s geeft dit een aanzienlijke hoeveelheid werk.
Aannemers werken meestal in fases, zodat niet het hele gebouw in de steigers staat, dit scheelt kosten en vermindert overlast. Per afgeronde fase wordt een deeloplevering gehouden.
Het uitgevoerde werk wordt beoordeeld op uitvoering en netheid. Eventuele opleverpunten worden vastgelegd, maar in deze fase niet actief gecontroleerd. Het bestuur is van harte welkom om ook een oordeel te geven, aanwezigheid is niet noodzakelijk.
De deeloplevering wordt onder voorbehoud van bewonersmeldingen goedgekeurd.
Het is in het belang van de aannemer de punten hersteld te hebben, anders loopt deze het risico om naderhand voor eigen rekening een kostbare bereikbaarheidsvoorziening te treffen.
De projectleider houdt gedurende het hele project de financiën heel scherp in de gaten.
De tijdens uitvoering ingediende termijnfacturen worden pas betaalbaar gesteld, als is vastgesteld dat de voortgang van het werk ermee overeenstemt.
Stelposten en meerwerk worden constant bewaakt. Overschrijding van stelposten en het factureren van meerwerk is uitsluitend toegestaan na schriftelijke opdracht door de opdrachtgever. Mochten stelposten dreigen overschreden te worden, dan overlegd de projectleider met het VvE-bestuur en de accountmanager van uw VvE. Gezamenlijk bepalen ze welke acties er binnen welke termijn ondernomen moeten worden.
De projectleider zorgt ervoor dat de aannemer – voor zover mogelijk – verder gaat met de reguliere werkzaamheden.
De termijnen stellen we voorafgaand aan de opdracht in overleg met u en de leverancier vast. Het aantal is in verhouding met het opdrachtbedrag en de doorlooptijd van het werk.
Als de leverancier een termijn wil factureren, controleert de projectleider en/of projectopzichter of het uitgevoerde werk daarmee in overeenstemming is. Meestal wordt de termijnfactuur door de projectleider en het VvE-bestuur goedgekeurd in een bouwvergadering.
Afhankelijk van het project en indien gewenst, neemt de aannemer voor de eindoplevering van een project een bewoners enquête af. Zo weten we of de eindgebruiker tevreden is met het projectresultaat en of er mogelijke restpunten zijn. Daarnaast evalueert onze projectleider het project met het VvE-bestuur en de aannemer.
Met de eindoplevering wordt het project formeel afgerond. In principe mogen er tijdens de eindoplevering geen verrassingen zijn. De kwaliteit en de voortgang van het werk zijn regelmatig, steekproefsgewijs gecontroleerd.
Als alle partijen het eens zijn dat het werk volledig en correct is afgerond, wordt dat vastgelegd in een zogeheten opleverdocument.
Kleine restpunten (verfspetters op een dorpel of kleine afwerkpunten) zijn geen reden om een oplevering te weigeren. Als het werk verder naar verwachting is uitgevoerd, wordt er opgeleverd. Uiteraard bewaakt uw projectleider dat de restpunten worden afgehandeld.
Bij ernstige tekortkomingen in het werk, wordt een oplevering geweigerd en de laatste termijnnota vastgehouden, een laatste maatregel die in de praktijk zelden voorkomt.
Na de technische eindoplevering volgt de administratieve oplevering. Dat is als alle opleverpunten aantoonbaar zijn afgewikkeld en de aannemer de projectstukken (denk aan materiaallijsten, garantiecertificaten, gebruikershandleidingen) heeft opgeleverd.
Pas op dat moment wordt de laatste termijnfactuur betaalbaar gesteld.
Garanties en (eventueel) onderhoudscontracten worden door de projectleider ingeregeld in de VvE-beheersoftware, handleidingen en onderhoudsadviezen worden gearchiveerd en gepubliceerd. Op dat moment sluit de projectleider het projectdossier af.
Op belangrijke momenten leggen we uit wat we voor u doen en wat wij van u verwachten. Gedurende het traject ontvangt u van uw projectleider (status)berichten waarin ook regelmatig wordt verwezen naar uw digitaal projectdossier in de VvE-beheersoftware.
Bijvoorbeeld als er projectstukken voor u klaarstaan. Inloggen in het projectdossier is eenvoudig via MijnVBA met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
De nazorgtermijn van drie maanden gaat in op het moment dat het project gereed is gemeld. Onze projectleider is nog aanspreekbaar op mogelijke restpunten die tijdens de steekproeven van de oplevering niet zijn geconstateerd en zorgt ervoor dat de aannemer deze afhandelt.
Na deze periode gaat de reguliere garantieperiode in, eventuele punten meldt u via onze afdeling Serviceonderhoud die ze voor u uitzet bij de aannemer. Als daar aanleiding toe is raadpleegt de afdeling Serviceonderhoud de projectleider.