Home / Vraag en antwoord / Bestuur, commissies en VvE-taken / Takenpakket van een VvE
Het takenpakket van een VvE is zonder de ondersteuning van een professioneel VvE-beheerder een forse belasting voor het VvE-bestuur. Een VvE is net een kleine onderneming. Er komt ontzettend veel bij kijken waarvoor brede kennis en kunde nodig is.
De belangrijkste taken van een VvE-bestuur zijn onderstaand opgesomd en voorzien van een korte toelichting:
Dagelijks bestuur van de VvE
Dagelijkse beslissingen, eerste aanspreekpunt voor VvE-leden en derden, toezien op de zorgplicht van de VvE, uitvoeren van besluiten en acties, vertegenwoordiging van de VvE in rechte (optreden in of buiten rechte bij rechtshandelingen in naam van een ander).
Vergaderen en ledenadministratie
Bijhouden ledenadministratie, opgave aan de notaris bij overdrachten, voorbereiden en organiseren van de vergadering van eigenaars, uitvoeren van besluiten van vergadering.
Financieel beheer
Debiteuren en crediteurenbeheer, voeren van een grootboekadministratie, opmaken van de jaarrekening en begroting, opstellen van een spaarplan voor groot onderhoud, beheer van bankrekeningen, verzekeringen afsluiten en claimen van schades.
Technisch beheer/ gebouw beheer
Instandhouding van het gebouw. Denk aan het verhelpen van defecten, schades en storingen, uitvoeren van preventief onderhoud, afsluiten van contracten, laten uitvoeren van groot onderhoud, zorgen voor verplichte keuringen van installaties.
Sociaal beheer
Opstellen en handhaven van regels voor bewoners en gebruikers over het wonen in en het gebruik van het VvE-gebouw.
De VvE is verplicht om het gebouw ‘in stand te houden’. In de praktijk zorgt de VvE ervoor dat het gebouw en bijbehorend terrein goed wordt onderhouden en de aanwezige installaties goed blijven functioneren. Gebreken en schades worden verholpen. Doel is het in goede staat houden van het gezamenlijke bezit, zodat de waarde van de appartementen en het woongenot van de gezamenlijke eigenaren geborgd is.
Steeds vaker worden ook verduurzamingsmaatregelen tot de verantwoordelijkheid van de VvE gerekend. Zo wordt de vervanging van enkel glas door isolatieglas niet langer als verbetering gezien maar als noodzakelijk onderhoud.
Een gebouweigenaar – en dat is de VvE – heeft een zorgplicht voor de gebruikers ervan. Dat kan ook een bezoeker of een passant zijn. De VvE moet de veiligheid en de gezondheid van iedereen die zich in en om het gebouw bevindt kunnen waarborgen.
Het bestuur heeft daar een belangrijke rol in want de VvE kan aansprakelijk worden gesteld als de zorgplicht niet wordt nagekomen.
Het werk is vergelijkbaar met het draaiend houden van een kleine onderneming en mag niet worden onderschat. Het is complex en er is specialistische kennis op uiteenlopende vakgebieden voor nodig. Zonder de ondersteuning van een professionele VvE-beheerder is het een dagtaak.
In principe het VvE-bestuur. Dat bestaat meestal uit leden die er veelal de tijd of de expertise niet voor hebben. De meeste VvE’s besteden daarom (een groot deel van de) beheertaken uit aan een professioneel VvE-beheerder zoals VvE Beheer Amsterdam.
Het bestuur beslist zelf hoe vaak er wordt vergaderd. Veelal is dat eenmaal per kwartaal of tijdelijk vaker als er zaken spelen die om aandacht vragen.
Het bestuur spreekt onderling af wie de vergadering organiseert en notuleert, meestal is dat de secretaris van de VvE.
Om meerdere redenen bevelen we dat niet aan. Over het algemeen is VBA lang bezig om orde op zaken te stellen in VvE’s die het beheer zelf hebben uitgevoerd. Onderstaand wat praktijkvoorbeelden:
Continuïteit
De accountant die de financiële administratie verzorgde is verhuisd. Voor de opvolger (als die er al is), is het administratieve systeem van de voorganger lastig over te nemen. De techneut die zich met het planmatig onderhoudsproject bezighield heeft een burn-out.
Objectiviteit
Een VvE-beheerder maakt geen deel uit van de VvE en is objectief bij de uitvoering van taken. Een beheerder trekt niemand voor en/of maakt het bepaalde leden niet makkelijker of moeilijker dan anderen.
Afstand
Er zijn altijd leden die de inzet van het bestuur niet op waarde weten te schatten, er ontstaat vaak onenigheid over de aanpak. De VvE-beheerder hoeft niet door dezelfde entreedeur en legt gemakkelijker uit waarom een bepaalde aanpak veelal reglementair verplicht is. Zo blijft een bestuurslid ook gewoon ‘de buurman’.
Kennis en kunde
VvE-beheer vraagt om een heel breed kennisgebied. Technisch, financieel, administratief, juridisch. Er zijn vrijwel geen besturen die over alle benodigde kennis en kunde beschikken.
Debiteurenbeheer
Uw buren aanspreken op een betalingsachterstand. Of de vordering uit handen moeten geven aan een gerechtsdeurwaarder. Dat is moeilijk en onprettig. Toch moet dat wel gebeuren wil de VvE financieel gezond blijven.
24/7 bereikbaar voor calamiteiten
VBA is via een meldkamer en een bereikbaarheidsdienst dag en nacht maar ook tijdens vakanties bereikbaar. Welke bestuursleden zijn daartoe bereid? En kun je zonder leveranciersnetwerk dan wel iets oplossen dat acuut is?
Professionele beheersoftware
VBA werkt met professionele VvE-beheersoftware. Uw financiën en administratie zijn geborgd en beveiligd tegen cybercrime. Voor een groot deel is ons beheer realtime te volgen door de VvE. Het account is overdraagbaar, informatie blijft altijd beschikbaar. Dat is door een bestuur niet te realiseren.