Home / Vraag en antwoord / Onderhoudscontracten, dienstencontracten en keuringen / Contracten Algemeen
Met een contract zorgt de VvE ervoor dat er structureel een partij beschikbaar is voor bijvoorbeeld storingen aan installaties. Of dat er vaste afspraken zijn voor periodiek terugkerende werkzaamheden zoals schoonmaak of een verplichte keuring. Contracten zijn voordeliger dan het telkens verstrekken van losse opdrachten.
Er zijn diverse redenen om contracten af te sluiten, de meest gangbare zijn:
- Verhelpen van storingen aan installaties
- Uitvoeren van preventief onderhoud
- Keuringen (veelal wettelijk verplicht)
- Uitvoeren van diensten
Voor installaties die altijd goed moeten functioneren spreekt de VvE een contract af. Denk aan een oproepcontract voor liftstoringen. Sommige contracten zijn afgesloten om wettelijk verplichte keuringen uit te voeren. Bijvoorbeeld het keuren van de lift of de brandblusinstallatie.
Op de ALV wordt het voorgenomen contract en (een indicatie van) de daarmee gemoeide kosten besproken. Het bestuur inventariseert op de ALV wat de precieze wensen van de VvE-leden zijn.
Wat moet er waar, wanneer en hoe vaak gebeuren en wat mag dat maximaal kosten?
Bij een positief besluit mandateert de ALV het bestuur en/of VBA om offertes aan te vragen en het beste passende contract (binnen het gestelde budget) direct af te sluiten.
Op de ALV wordt de voorgenomen wijziging van het contract en (een indicatie van) de daarmee gemoeide kosten besproken. Het bestuur inventariseert op de ALV wat er precies gewijzigd moet worden.
Moet er iets meer of minder gebeuren of vaker? Wat is dat precies en op welke locatie? Wat mag het maximaal kosten?
Bij een positief besluit mandateert de ALV het bestuur en/of VBA om offertes aan te vragen en het beste passende contract (binnen het gestelde budget) direct af te sluiten.
De prijs van een contract wordt bepaald door meerdere factoren, bijvoorbeeld:
- Hoe specialistisch zijn de werkzaamheden of is er speciaal gereedschap of materiaal nodig?
- Hoe groot is het gebouw en/of om hoeveel appartementen gaat het?
- Hoe vaak of hoe snel moet iets gebeuren?
- Moet het werk op hoogte worden uitgevoerd?
- Wat is de leeftijd van een installatie en hoe intensief wordt deze gebruikt?
- Hoe afhankelijk zijn gebruikers ervan?
- Welke veiligheids- en/of gezondheidsaspecten hangen ermee samen.
Kortom, voor de meeste contracten moeten eerst de wensen helder zijn en is er vervolgens een offerte aanvraag nodig om duidelijkheid over de kosten te krijgen.
Een contract betreft een verplichting voor een langere termijn en moet om deze reden altijd eerst met de VvE-leden worden besproken.
Het voorgenomen contract en (een indicatie van) de daarmee gemoeide kosten wordt aan de ledenvergadering (ALV) voorgelegd. De ALV besluit of het contract wordt afgesloten.
Bij een positief besluit mandateert de ALV het bestuur en/of VBA om offertes aan te vragen en het beste passende contract (binnen het gestelde budget) direct af te sluiten.