Home / Vraag en antwoord / Algemene ledenvergadering (ALV), besluitvorming en notulen / Stemmen, volmachten en besluitvorming
Het stemmen of volmachten van een ander lid is noodzakelijk om besluiten te nemen. Te weinig stemmen op de algemene ledenvergadering aanwezig? Dan kunnen er geen geldige besluiten worden genomen! Een tweede vergadering kost geld en is vervelend voor VvE-leden die er de eerste vergadering wel waren. Uw volmacht regelen is eenvoudig.
Ja dat mag. U geeft daarvoor een volmacht af (het liefst voorzien van een steminstructie) aan een ander VvE-lid (geen bestuurslid) die voor u stemt.
U kunt een volmacht hier downloaden.
Digitaal stemmen kan, afhankelijk van hoe de vergadering plaatsvindt. Is de vergadering alleen fysiek, dan kunt u niet digitaal stemmen. Is de vergadering digitaal of zowel fysiek als digitaal, dan kunt u wel digitaal stemmen door in te loggen via MijnVBA.
Iedere appartementseigenaar heeft stemrecht. In de splitsingsakte is vastgelegd hoeveel stemmen dat per appartementsrecht zijn. Veelal is het aantal stemmen evenredig met het breukdeel (de grootte van het appartement).
Er zijn ook andere varianten: stemming volgens gelijke delen (ieder appartement 1 stem), of bijv. driekamerappartementen 3 stemmen, vierkamerappartementen 4 stemmen of woningen 10 stemmen en parkeerplaatsen 1 stem.
In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen er per appartementsrecht mogen worden uitgebracht.
Allereerst moet er in de oudere splitsingsaktes voldoende ‘quorum’ zijn. Dat betekent dat er een minimaal aantal van de uit te brengen stemmen in de VvE vertegenwoordigd moet zijn in de ALV (eventueel via een volmacht). Vervolgens nemen de aanwezige stemmen over elk agendapunt een besluit.
Dat gebeurt democratisch en meestal met ‘meerderheid van stemmen’, dat betekent dat meer dan de helft van de stemmers moeten instemmen.
Voor sommige besluiten geldt een andere stemverhouding omdat ze grote (financiële) gevolgen kunnen hebben voor de leden. Dat geldt onder meer voor besluiten over het huishoudelijk reglement, het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en over wijzigingen aan het gebouw. Dit heet een gekwalificeerde meerderheid en is veelal 2/3e aanwezigheid en 2/3e akkoord met een voorstel. In sommige gevallen nog strenger.
Het VvE-bestuur en/of de accountmanager van VBA zorgen ervoor dat de aanwezigheid wordt geregistreerd op een presentielijst. Dit is een formele aangelegenheid.
De VvE-leden moeten een (digitale) handtekening zetten en zich kunnen legitimeren. Bij een fysieke vergadering wordt de presentielijst digitaal bijgehouden. Ook de volmacht worden op deze lijst geregistreerd.
Voor een geldig besluit moeten er in de ALV een minimaal aantal stemmen vertegenwoordigd zijn. Een zogeheten quorum. Wordt hier niet aan voldaan, dan moet er een tweede vergadering worden uitgeschreven waarin ongeacht het aantal aanwezige stemmen besluiten genomen kunnen worden. Dat is zonde want deze wordt extra aan de VvE in rekening gebracht.
Bij een hoofd- en ondersplitsing worden eerst de agenda en de stukken voor de hoofdsplitsing voorbereid. Op dat moment is pas helder over welke punten de ondersplitsingen moeten besluiten. Als eerste worden de ALV’s van de ondersplitsingen gehouden want dan weet het bestuur van de ondersplitsing hoe ze haar stem moet uitbrengen in de hoofdsplitsing.
Veelal worden deze ALV’s achter elkaar uitgeschreven. Het is een tijdsbesparing voor de bestuursleden en het scheelt de VvE’s geld: de vergaderlocatie hoeft maar eenmaal te worden gehuurd.
De VvE-leden nemen de besluiten. Dat gebeurt democratisch, door te stemmen over elk agendapunt. Iedere appartementseigenaar heeft stemrecht in de vergadering van eigenaars.
In de splitsingsakte is vastgelegd hoeveel stemmen dat per appartementsrecht zijn.
Alle leden van de VvE mogen van zich laten horen op de Algemene ledenvergadering. De voorzitter van de vergadering zorgt ervoor dat de vergadering ordelijk verloopt en zorgt ervoor dat er voldoende tijd beschikbaar is voor elk agendapunt.
Een VvE-lid kan een woordvoerder aanstellen, dit moet dan wel formeel zijn vastgelegd. Dat geldt ook voor erfgenamen.
Ja dat mag. Het is handig om dat voorafgaand aan de vergadering even te melden aan het bestuur. De persoon die u ondersteunt heeft uiteraard geen stemrecht.
Nee. De vergadering is in het Nederlands. Niet alle VvE-leden spreken Engels en de materie is regelmatig te complex om correct in een andere taal over te brengen. U mag altijd iemand meenemen die de vergadering voor u kan vertalen of die u kan ondersteunen.
Ja, zolang de besluiten naar de voorwaarden van het splitsingsreglement genomen zijn. Het splitsingsreglement zegt dat u in de gelegenheid bent geweest om te verschijnen, de vergadering (digitaal) bij te wonen of een volmacht af te geven, eventueel met een steminstructie.
Een besluit genomen in strijd met de wet, de splitsingsakte of het modelreglement is nietig. Dat geldt ook voor besluiten waartoe de VvE niet bevoegd is ze te nemen. Het besluit wordt geacht niet genomen te zijn.
Als de VvE het besluit toch uitvoert kunnen leden eerst de VvE en het VvE-bestuur proberen duidelijk te maken dat het besluit nietig is. Als dat niet werkt, kan via een dagvaardingsprocedure de nietigheid door de rechter bekrachtigd worden.
Een besluit is vernietigbaar als de besluitvormingsprocedure niet is gevolgd (bijvoorbeeld geen quorum, de oproep van de vergadering was te laat, in strijd met het huishoudelijk reglement). VvE-besluiten in strijd met de redelijkheid en billijkheid zijn ook vernietigbaar.
Een besluit laten vernietigen, kan bij de kantonrechter met een verzoekschriftprocedure. Dit moet binnen een maand nadat er kennisgenomen is van het besluit of daarvan kennis had kunnen nemen. Let op! Dat is niet altijd pas na ontvangst van de notulen. Om overschrijding van de termijn te voorkomen, kan het beste geteld worden vanaf de vergaderdatum.