Home / Vraag en antwoord / Begroting, jaarrekening en kascontrole / Kascommissie en kascontrole
De kascommissie controleert het gevoerde financiële beleid van het bestuur aan de hand van de onderliggende administratie zoals de contracten, facturen, bankafschriften en de vergaderbesluiten. Kortgezegd, klopt de beginstand van de bankrekening met de eindstand. Is de jaarrekening in orde? Dan stelt de ledenvergadering de jaarrekening vast en verleent het bestuur ‘decharge’.
De kascommissie controleert of alle inkomsten en uitgaven correct zijn en of ze zijn verwerkt volgens de reglementen en/of besluiten van de VvE:
- Corresponderen de beginstand en de eindstand van de bankrekeningen met de afschriften?
- Heeft het bestuur voor grote uitgaven mandaat van de VvE-leden gekregen?
- Zijn niet vooraf in de begroting opgenomen uitgaven gerechtvaardigd?
- Wat is de oorzaak van overschrijding van begrotingsposten?
- Zijn de facturen van reparaties bestemd voor de VvE?
- Zijn de kosten op de juiste grootboekrekeningen geboekt en/of ten laste van de juiste kostenverdeelsleutels?
- Is de achterstand in ledenbijdragen niet onnodig hoog opgelopen?
De kascommissie brengt hierover verslag uit op de ledenvergadering.
Het doel is het bewaken van de geldstromen van de VvE per verstreken boekjaar en het controleren van het VvE-bestuur. Als de jaarrekening in orde is en wordt goedgekeurd, kan de ledenvergadering het bestuur ‘decharge’ verlenen.
Decharge komt uit het Frans en betekent ‘kwijting’. Met decharge verlenen wordt het beleid goedgekeurd en wordt het bestuur van verdere plicht ontheven. Kortom de aansprakelijkheid van het bestuur voor het gevoerde beleid wordt gekweten.
De kascontrole is niet bedoeld voor inhoudelijke klachten. Bijvoorbeeld, ontevredenheid over de schoonmaker staat los van de controle van de schoonmaakfacturen tijdens de kascontrole.
Ontevredenheid over diensten kan (via het bestuur) besproken worden in de ALV maar bij voorkeur eerder. De VvE kan besluiten om het schoonmaakprogramma aan te passen of met een andere partij in zee te gaan.
De kascommissie bestaat formeel uit ten minste twee VvE-leden. De leden worden jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering (opnieuw) benoemd. Leden uit het bestuur mogen geen zitting nemen in de kascommissie. Partners van bestuursleden mogen dat wel, maar het heeft niet de voorkeur. Ook kan de vergadering beslissen een externe kascontrole uit te laten voeren.
De kascommissie voert jaarlijks een controle uit. Dit kan volledig digitaal gebeuren en neemt gemiddeld een paar uur in beslag.
Ja, deze treft u hier.
Via het VvE-portaal, MijnVBA kunt u uw verklaring direct digitaal indienen.
Er is ook een losse versie beschikbaar, voor als u bijvoorbeeld eerst de verklaring met uw mede-kascommissielid of het bestuur wil uitwisselen. Deze treft u hier aan.
De kascontrole kan ook uitbesteedt worden aan een externe controleur (bijvoorbeeld Kascontrole.com). De kosten zijn afhankelijk van het formaat van de VvE. Voor een hele kleine VvE met 2 t/m 4 appartementen is dat ongeveer € 250, voor een VvE met 71 t/m 120 appartementen moet u denken aan meer dan € 600.