Home / Vraag en antwoord / Algemene ledenvergadering (ALV), besluitvorming en notulen / Agendapunten en vergaderstukken
Elk VvE-lid kan agendapunten en vergaderstukken indienen. Bijvoorbeeld een voorstel om de verlichting te verduurzamen of een verbouwingsverzoek. Het bestuur beslist uiteindelijk over de agenda en de agendavolgorde.
Voor een efficiënte ALV waarin goede besluiten genomen kunnen worden, is voorafgaand aan de ALV het volgende nodig:
- Een duidelijke en complete agenda;
- Agendapunten waaruit blijkt welk besluit en/of mandaat exact nodig is van de ALV;
- Onderliggende stukken, tijdig beschikbaar voor de VvE-leden;
- Waar nodig/ mogelijk een verwijzing naar relevante wet- en regelgeving;
- Eventueel voorzien van een bestuurs-, commissie- of extern advies.
Uw VvE heeft VBA ingeschakeld. Dat betekent dat een accountmanager van VBA uw VvE-bestuur ondersteunt bij het organiseren van de ledenvergadering en ervoor zorgt dat de leden tijdig alle informatie ontvangen.
Op de agenda staan in ieder geval de jaarrekening van het afgelopen boekjaar, de notulen van de vorige vergadering, de voorgestelde begroting en de incassoprocedure en het aan- of aftreden van bestuurs- en/of commissieleden.
De agenda wordt aangevuld met onderwerpen die dat jaar aan de orde zijn. Denk aan planmatig onderhoud, een herinspectie van het MJOP, een aanvulling op het huishoudelijk reglement, verduurzamingsopties of verzoeken van leden.
Heeft u zelf een agendapunt? Meld uw punt bij het VvE-bestuur, dat kan ook via uw accountmanager. Hij/zij zal in overleg met het VvE-bestuur uw punt op de agenda plaatsen en kan u verder informeren over wat de vergadering mogelijk van u nodig heeft om tot een besluit te komen.
Betreft het een verbouwingsaanvraag, klik hier voor meer informatie.
Algemene punten of mededelingen kunnen in de rondvraag prima worden besproken. Punten die consequenties hebben voor andere leden moeten altijd vooraf geagendeerd zijn. Alle leden weten daarmee wat er aan de orde komt en waar een besluit over genomen gaat worden. Ze kunnen zich erop voorbereiden met bijvoorbeeld een volmacht of een steminstructie.
De agenda en alle andere relevante vergaderstukken vindt u in uw digitale VvE-portaal: MijnVBA
De vergaderstukken (en de vergadering zelf) zijn in het Nederlands. Niet alle VvE-leden spreken Engels en de materie is regelmatig te complex om correct in een andere taal over te brengen.
Met Google Translate kunt u de stukken eventueel zelf vertalen.