Home / Vraag en antwoord / Dienstverlening / Voorwaarden additionele opdrachten

Additionele opdrachten Een zogeheten additionele opdracht is een opdracht waarvoor in de beheerovereenkomst geen vaste prijsafspraak is gemaakt, zoals we dat bijvoorbeeld voor de begeleiding van planmatig onderhoud wel hebben.

U kunt bijvoorbeeld denken aan opdrachten zoals:

  • Het opvragen van offertes en/of prijsindicaties voor niet-planmatig onderhoud;
  • De begeleiding van onderzoeks- en of adviesopdrachten;
  • Overleg met gemeente en/of architect over mogelijke wijzigingen aan het gebouw;
  • Onderzoek naar mogelijkheden voor wijzigingen in gebouwinstallaties;
  • Adviezen op het gebied van verduurzaming.

Het betreft dus opdrachten waarvoor een passend begeleidingstarief voor elke vraag weer anders kan zijn

Ondanks het verschil in opdrachten ziet onze dienstverlening er op hoofdlijnen als volgt uit:

De Voorbereidingsfase bestaat uit:

  • Stap 1: intake en beoordeling van uw verzoek, verzamelen van relevante (gebouw)gegevens.
  • Stap 2: het (indien nodig) doen van een opname op locatie.
  • Stap 3 opstellen van een offerte-aanvraag en deze versturen naar een aantal leveranciers (afhankelijk van de aard en omvang van de vraag) en het uitbrengen van een gunningsadvies..

De Toezichtfase bestaat uit:

  • Stap 4: de opdrachtverstrekking aan de leverancier en het bewaken van de planning van de leverancier.
  • Stap 5: het (indien nodig) aanwezig zijn bij de opstart of uitvoering van de opdracht.
  • Stap 6: het (indien nodig) aanwezig zijn bij de uitvoering oplevering van de opdracht.
  • Stap 7: het beoordelen van het opdrachtresultaat en de financiële afwikkeling.
  • Stap 8: warme overdracht van het opdrachtresultaat en het bespreken van mogelijke opvolging.

De volledige voorwaarden van Voorbereiding & Toezicht treft u op pagina 2 en 3 aan.

Binnen de beheerovereenkomst zijn wij overeengekomen dat we voor additionele opdrachten eerst een prijsopgaaf doen voor onze begeleiding. Er zijn twee varianten die u onderstaand aantreft. In de opdrachtbrief hebben we aangegeven welk tarief op uw verzoek van toepassing is.

Opdrachtbegeleiding op regiebasis
Als we het opdrachtverloop voorafgaand niet kunnen inschatten, bieden we onze diensten op regiebasis aan. Bijvoorbeeld als een processtap mogelijk leidt tot een nog onbekender vervolgstap. Ons uurtarief hiervoor is € 95,- met een aanvangstarief van € 150,-.

Vast tarief per opdrachtstap
De Intake en Voorbereidingsfase:
Stap 1: hiervoor geldt een aanvangstarief van € 150,-.
Stap 2: per bezoek op locatie rekenen we € 300,- inclusief reis- en parkeerkosten.
Stap 3: een offerte aanvraag zonder nadere werkomschrijving valt binnen het tarief van stap 1. Voor het opstellen van een gespecificeerde werkomschrijving rekenen wij € 150,-.

De Toezichtsfase:
Stap 4: inbegrepen in het aanvangstarief.
Stap 5 en 6: per bezoek op locatie rekenen we € 300,- inclusief reis- en parkeerkosten.
Stap 7: het beoordelen van een advies of offerte van derden is inbegrepen in het aanvangstarief. Voor het uitbrengen van een schriftelijk advies door VBA rekenen wij € 150,-.
Stap 8: warme overdracht op ons kantoor en bespreken mogelijk vervolgtraject € 150,-.

Alle bedragen en vergoedingen zijn exclusief 21% BTW.

Als uw VvE geen verplichting is aangegaan met een derden leverancier, kunt u op elk moment besluiten om onze opdracht tussentijds te beëindigen. We rekenen dan het aanvangstarief en de doorlopen stappen of de tot dan toe gemaakte uren met u af.

Mocht u na het lezen van onze onderstaande voorwaarden nog vragen hebben, aarzelt u niet om contact met ons op te nemen via uw accountmanager.

1. Definities
1. VvE: Verenigingen van Eigenaars in de zin van art. 5:112 jo. 5:124 van het Burgerlijk Wetboek (hierna BW). In deze voorwaarden zullen met de Verenigingen van Eigenaars in de zin van dat artikel worden gelijkgeschakeld Coöperatieve Flatverenigingen en verenigingen in de zin van Boek 2 van het BW die als doelstelling hebben gemeenschappelijk beheer en/of onderhoud van aan verschillende eigenaars toebehorend onroerend goed.

2. Beheerder: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid VvE Beheer Amsterdam, statutair gevestigd te Amsterdam, die diensten op het gebied van beheer aanbiedt aan VvE’s en daartoe overeenkomsten aangaat.

3. Beheerovereenkomst: de overeenkomst tussen de Beheerder en de VvE omvattende de afspraken betreffende het verrichten van beheerwerkzaamheden.

2. Opdracht
1. De VvE geeft de beheerder opdracht, tot het uitvoeren van Voorbereiding en Toezicht (V&T) op een additionele opdracht, op een voor de VvE transparante wijze;

2. De aard en omvang van het werk en de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd, dient in overeenstemming te zijn met:
a. de voorwaarden binnen de RVOI (Regeling van de Verhouding tussen De VvE en adviserend Ingenieursbureau) zoals deze golden drie maanden voor het verstrekken van de opdracht.

3. Opdracht intake
1. De opdracht wordt afhankelijk van de vraag schriftelijk, telefonisch dan wel visueel nader opgenomen. Hieruit volgt (indien nodig) afstemming over de verdere aanpak van de opdracht en het verwachte benodigde budget. Aan de VvE wordt een korte opdrachtomschrijving aan het VvE-bestuur voorgelegd;

2. Indien het bestuur besluit om de opdracht niet uit te voeren, wordt op dat moment de opdracht gestaakt en zal alleen het aanvangstarief in rekening worden gebracht (zie artikel 7).

4. Voorbereiding
1. De beheerder verzamelt de benodigde (gebouw-)gegevens en neemt eventueel de situatie ter plaats op;

2. (Indien nodig) wordt er een werkbeschrijving uitgewerkt en voorgelegd aan de VvE;

3. Leveranciers worden geselecteerd op basis van de ervaring die de beheerder met hen heeft opgedaan en de geschiktheid voor de opdracht. Na een toets op basis van objectieve criteria (onder meer kredietwaardigheid) worden eventueel ook partijen door de VvE aangedragen uitgenodigd. Aan deze toets zijn kosten verbonden;

4. Op basis van een korte opdrachtomschrijving dan wel gedetailleerde werkbeschrijving worden op objectieve wijze offertes aangevraagd. Indien de kosten naar verwachting meer zullen bedragen dan € 5.000,- dan zullen er twee offertes worden opgevraagd en bij bedragen boven € 25.000,- worden er drie offertes voorgelegd.

Het aantal offertes is afhankelijk van de aard van het werk; bij zeer specialistische werkzaamheden kan de offerteaanvraag zich tot één partij beperken;

5. De beheerder biedt de offertes middels een prijsvergelijk aan onder vermelding van de best passende partij en overlegt (indien nodig) over het beschikbare budget;

6. Mocht de VvE op dit moment besluiten de offerte niet verder op te volgen, is de VvE een vergoeding verschuldigd voor de inventarisatie en de voorbereidende werkzaamheden (zie artikel 7).

5. Begeleiding
1. Nadat de VvE heeft ingestemd met de geadviseerde partij, verstrekt beheerder namens de VvE de definitieve opdracht op aan de leverancier;

2. De beheerder vertegenwoordigt de VvE richting de leverancier(s) ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden (directievoering); waar nodig wordt overlegd met andere adviseur(s) en overheidsinstellingen;

3. De beheerder informeert het bestuur over de voortgang en eventuele relevante zaken;

4. De betrokken bewoners worden vooraf geïnformeerd over het project, de planning en de betrokken partij;

5. Tijdens de uitvoering is de betrokken partij verantwoordelijk voor de communicatie en is het eerste aanspreekpunt voor de bewoners; zo nodig is de beheerder bereikbaar voor ondersteuning;

6. De beheerder houdt toezicht op de werkzaamheden; de wijze waarop hangt af van de opdrachtinhoud;

7. Wijzigingen op de werkbeschrijving worden door de beheerder beoordeeld; significante wijzigingen worden aan het bestuur voorgelegd;

8. Verrekenbare hoeveelheden, stelposten en meer- en minderwerk worden binnen de door de VvE verleende bevoegdheid beoordeeld door de beheerder;

9. (Termijn)facturen worden gecontroleerd en betaalbaar gesteld door beheerder. Indien er sprake is van termijnfacturen wordt de laatste termijn pas betaald na oplevering. Zie ook 6.5.

6. Oplevering/nazorg
1. Het werk wordt beoordeeld; de wijze waarop hangt af van de opdrachtinhoud;

2. De oplevering van de opdracht door de partij wordt namens de VvE begeleid door beheerder; de wijze waarop hangt af van de opdrachtinhoud; indien op locatie dan wordt het VvE bestuur hiervoor uitgenodigd;

3. (indien van toepassing) wordt er een proces-verbaal van oplevering opgesteld, eventueel aangevuld met een overzicht van nog te verrichten restpunten. Beheerder houdt toezicht op de afhandeling van deze restpunten;

4. (indien van toepassing) controleert de beheerder de overeengekomen garanties (certificaten);

5. (indien van toepassing) levert de beheerder een schriftelijk advies, bijvoorbeeld over de mogelijke opvolging van onderzoeksresultaten;

5. De laatste termijnfactuur wordt gecontroleerd ten aanzien van verrekenbare posten en betaalbaar gesteld;

6. Het werk wordt technisch en financieel gereed gemeld aan de VvE;

7. De beheerder begeleidt de afhandeling van gebreken die binnen drie maanden na oplevering worden geconstateerd.

7. Vergoeding dienstverlening
Opdrachtbegeleiding op regiebasis
1. Ons uurtarief is € 95,- (exclusief BTW) met een minimaal aanvangstarief van € 150,- (exclusief BTW).

2. Bij tussentijdse beëindiging van de opdracht geldt het aanvangstarief en de tot dan toe bestede uren.

Vast tarief per opdrachtstap
1. Voor het uitvoeren van de onder artikel 3 beschreven V&T-werkzaamheden, zijnde ‘Opdracht intake’ wordt een aanvangstarief van € 150 (exclusief BTW) in rekening gebracht.

2. Voor het uitvoeren van de onder artikel 4 beschreven V&T-werkzaamheden, zijnde ‘Voorbereiding’ wordt naast het aanvangstarief per locatiebezoek € 300 (exclusief BTW, inclusief reis- en parkeerkosten) in rekening gebracht. Voor het opstellen van een gedetailleerde werkomschrijving rekenen wij € 150,- (exclusief BTW).

3. Voor het uitvoeren van de onder artikel 5 beschreven V&T-werkzaamheden, zijnde ‘Begeleiding’ wordt naast het aanvangstarief per bezoek op locatie € 300 (exclusief BTW, inclusief reis- en parkeerkosten) in rekening gebracht. Voor het uitbrengen van een aanvullend schriftelijk advies rekenen wij € 150,- (exclusief BTW).

4. Voor een warme overdracht op ons kantoor en het bespreken van een mogelijk vervolgtraject brengen wij

€ 150,- in rekening (exclusief BTW).